1. Genel bilgi ve yasa

Bilindigi üzere, 6762 sayili Türk Ticaret Kanununun “Defter Tutma Mükellefiyeti” baslikli 66 nci maddesinin ikinci fikrasinda yevmiye

defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar ve isletme defterinin elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulabilecegi ve bu

defterlerin açilis ve kapanis onaylarinin sekli ve esaslari ile bu defterlerin nasil tutulacaginin Gümrük ve Ticaret Bakanligi ile Maliye

Bakanliginca çikarilacak müsterek bir tebligle belirlenecegi hükme baglanmis olup, bu kapsamda yayimlanan 1 Sira Numarali

Elektronik Defter Genel Teblig ile yevmiye defteri ile defteri kebirin elektronik defter (e-defter) olarak tutulabilmesine olanak

saglanmistir.

Ayrica 213 Sayili Vergi Usul Kanunu’nun Mükerrer 242 inci maddesinin ikinci fikrasina 5766 sayili Kanun’un 17 inci maddesi ile

eklenen hükmü uyarinca elektronik defter, belge ve kayitlarinin olusturulmasi, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi ile

defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulmasi ve düzenlenmesi uygulamasina iliskin usul ve esaslari belirleme yetkisi Maliye

Bakanligi’na verilmis olup, bu yetki çerçevesinde 14/12/2012 tarihinde yayimlanan 421 Sira Numarali Vergi Usul Kanunu Genel Teblig

ile e-fatura uygulamasina geçmek ve e-defter tutmak zorunda olan mükellef gruplari belirlenmistir. Ayrica:

– 6102 sayili Türk Ticaret Kanunu

– 13/12/2011 tarih ve 28141 sayili Resmi Gazete’de yayimlanan 1 Sira No.lu Elektronik Defter Genel Tebligi

e-Defter genel tebligi – 1 : http://www.edefter.gov.tr/dosya/ElektronikDefterGenelTebligSiraNo1.pdf

e-Defter genel tebligi – 2 : http://www.edefter.gov.tr/dosya/ElektronikDefterGenelTebligSiraNo2.pdf

421 sira nolu VUK genel tebligi: http://www.edefter.gov.tr/dosya/421SiraNoluVergiUsulKanunuGenelTebligi.pdf

1.1) Hangi defterler?

– Yevmiye

– Kebir (Büyük Defter)

2. Kapsama Giren Mükellefler

421 Sira Numarali Vergi Usul Kanunu Genel Teblig ile;

a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayili Petrol Piyasasi Kanunu kapsaminda madeni yag lisansina sahip olanlar ile bunlardan 2011

takvim yilinda mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satis hasilatina sahip olanlar.

b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayili Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayili listedeki mallari imal, insa veya ithal edenler

ile bunlardan 2011 takvim yilinda mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satis hasilatina sahip

olanlar.

397 Sira No'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebligin yayimi ile birlikte Elektronik Fatura Uygulamasi (e-Fatura Uygulamasi) hizmete

alinmis bulunmaktadir.

416 Sira No'lu Vergi Usul Genel Tebligi ile 213 sayili Vergi Usul Kanununun 232. maddesi uyarinca fatura düzenlemek zorunda olan

mükellefler e-Fatura / e-Defter uygulamasindan yararlanabilecektir.

3. Kullanim Sartlari

– Elektronik Fatura uygulamasindan yararlanma iznine sahip olunmasi ,

– Mali Mührün temin edilmis olmasi,

– Elektronik Defter tutulmasi, kaydedilmesi, onaylanmasi, saklanmasi ve ibrazinda kullanilacak yazilimin uyumluluk onayi almis bir

yazilim olmasi.

– e-Defter müracaatinin yapilmis olmasi

3.1) Zorunlu Uygulamaya Geçis Tarihi

– 2014 takvim yili içerisinde müracaat (31 Aralik son), 2015 Ocak uygulamaya geçis

- Özel hesap dönemi olanlar; Kasim mür. Aralik 2014 uygulama

3.2) e-Defter Basvuru:

http://www.edefter.gov.tr/basvuru.html

http://www.edefter.gov.tr/dosya/e-DefterUygulamasiBasvuruKilavuzu.pdf

http://www.edefter.gov.tr/dosya/e-DefterElektronikBasvuruRehberi.pdf

 

4. ELEKTRONIK DEFTERE AIT OLUSTURMA SÜREÇLERI

Elektronik Deftere ait olusturma süreçleri sekil 1’de özet olarak sunulmustur.

 

 

 

 

Adim 1: Elektronik defterler aylik dönemler itibariyle olusturulur. Öncelikle muhasebeye dayanak olan islemler, ilgili

mevzuatta belirtilen yasal süreleri içerisinde kayit edilmelidir. Ardindan aylik olarak olusturulan muhasebe kayitlari, uyumlu

yazilimlar araciligiyla teblig ve kilavuzlarda belirtilen standartlarda ve XBRL formatinda XML olarak elektronik deftere

dönüstürülür. Elektronik defter uygulamasinda olusturulacak defterler Yevmiye Defteri ve Büyük Defterdir. Süreç öncelikle

Yevmiye Defteri, ardindan olusturulan Yevmiye Defteri üzerinden büyük defterin olusturulmasi seklinde ilerlemelidir.

Dolayisiyla Yevmiye Defteri ile Büyük Defter içerisindeki mali kayitlar birebir ayni olmalidir. Örnegin; 1-10 Ocak 2014

tarihlerine ait Yevmiye Defterinin, Büyük Defteri de ayni sekilde 1-10 Ocak 2014 tarihlerini ve ayni yevmiye maddelerini

kapsamalidir.

Adim 2: Olusturulan XML dosya yani elektronik defter, tüzel kisiler tarafindan mali mühür, gerçek kisiler tarafindan ise mali

mühür veya elektronik imza ile imzalanir. Bu sayede olusturulan elektronik defterin kaynaginin degismezligi ve bütünlügü

saglanir.

Uyari: Uyumlu yazilim programlari, defterin imzalanmasindan sonra olusan elektronik defteri muhakkak GIB’in

yayimlamis oldugu güncel sema ve sematron kontrollerinden geçirmelidir. Bu kontroller, GIB’den onay almis uyumlu

yazilim programlari araciligiyla yapilacagindan sorumluluk kullaniciyla birlikte bu onayi alan firmalara aittir. Sema ve

sematron kontrollerinden geçmeyen defterin berati hiçbir sekilde olusturulmamalidir. Ayrica uyumlu yazilim programi

alinan hatalari toplu ve anlasilir bir dilde kullaniciya sunmalidir. Hatalar düzeltildikten sonra defter yeniden olusturularak

imzalanmali, sema ve sematron kontrolünden yeniden geçirilerek sürece devam edilmelidir.

Sema ve Sematron veya defter olusturulmadan önce uyumlu yazilimlarin yaptigi ön kontroller sonucunda çikan hatalarin

kullanicilar tarafindan düzeltilerek süreçlerin yeniden baslatilmasi gerekmektedir. Uyumlu yazilimlar kesinlikle 

kullanicilarinin adina, hata çikan veriye veya XML de sema/sematron sonucu alinan hataya müdahale edip düzeltme

yapmamalidir. Dogrudan uyari mesajlari ile kullanicilar yönlendirilmeli ve hatanin kullanici tarafindan düzeltilmesi

saglanmalidir.

Not: Uyumlu yazilim firmalari www.edefter.gov.tr sitesinde yer alan e-Defter paketinden güncel sema, sematron ve xslt

dosyalarina ulasabilirler.

Adim 3 ve Adim 4: Defterlerin olusturulmasinin ardindan, bu defterlere ait beratlar olusturulmalidir. Berat, deftere ait mali

kayitlar hariç olmak üzere bazi özet bilgileri ( deftere ait imza/mühür degeri, firma bilgileri, muhasebeci bilgileri, olusturulan

defterin türü ve dönemine ait bilgiler, beratin kendi imza degeri) tasiyan bir elektronik sertifikadir. Yevmiye Defteri için ayri,

Büyük Defter için ayri berat olusturulmalidir.

Sema ve sematron kontrolünden basariyla geçen defterin ardindan olusturulan berat içerisinde deftere ait imza/mühür

degeri bulunmaktadir. Bu imza/mühür degeri defter ile beratin eslestirilmesinde kullanilacak bir anahtardir. Olusturulan

defterin imza/mühür degerini tasiyan berat, tüzel kisiler için mali mühür, gerçek kisiler içinse elektronik imza veya mali

mühür ile imzalanir. Defterlerde oldugu gibi beratlarda da sema ve sematron kontrolleri yapilmalidir. Bu kontroller yine ayni

sekilde yazilim uyumluluk onayi alan firmalarin sorumlulugundadir. Eger sema ve sematron kontrolü sonucu hata alinirsa

uyumlu yazilim programi alinan hatalari toplu ve anlasilir bir dilde kullaniciya sunmalidir. Hatalar düzeltildikten sonra

berat yeniden olusturularak imzalanmali, sema ve sematron kontrolünden yeniden geçirilerek sürece devam edilmelidir.

Uyumlu Yazilimlarin kontrolünün ardindan, GIB’e beratlar gönderilmeden önce kullanicilarin da defter ve beratlarini

görüntülemeleri ve muhasebe kayitlarinin, olusturulan elektronik defterlere tam ve uygun olarak aktarilip

aktarilmadigini kontrol etmeleri gerekmektedir.

Uyumlu yazilim firmalari, e-Defter yazilimlarinda, kullanicilarin olusturdugu muhasebe kayitlari ile olusturulan elektronik

defterler arasindaki kontrolü saglayabilmeleri amaciyla elektronik defterlere ait özet bilgileri (olusturulan defterin borçalacak

toplami, yevmiye madde sayisi baslangiç-bitis vb.) kullanicilara sunmalari ileride çikabilecek hatalarin önüne

geçebilecektir.

Adim 5-6: e-Defter uygulamasinda beratlar GIB’e iki yöntemle gönderilebilir:

1- GIB e-Defter Uygulamasi araciligiyla

2- Web servis araciligiyla

1. GIB e-Defter Uygulamasi

GIB e-Defter Uygulamasi, e-Deftere kayitli olan kullanicilarin beratlarini göndermek için kullandiklari platformdur. Bu

platforma, tüzel kisiler tarafindan mali mühür ile gerçek kisiler tarafindan elektronik imza veya mali mühürle giris

yapilmaktadir. Giris yapildiktan sonra bir aya ait Yevmiye Defterine ait beratlar ve Büyük Deftere ait beratlar GIB

uygulamasina yüklenir. Yüklenen beratlar GIB tarafindan imzalanir ve ardindan kullanici GIB tarafindan imzalanmis beratlari

indirerek arsivinde defterleri, defterlere ait beratlari ve GIB tarafindan imzalanan beratlari birlikte saklamak zorundadir.

Tüm defter ve beratlarda oldugu gibi uyumlu yazilim programlari GIB’den alinan imzali beratlar için de yazilim uyumluluk

kilavuzunda belirtilen hususlari (sema ve sematron, beratin bos olup olmadigi, imza degeri vb.) kontrol etmekle

sorumludur. GIB ten indirilen beratin kontrol sonucunun basarisiz olmasi durumunda Gelir Idaresi Baskanligi ile irtibata

geçilmelidir. GIB’in uygulamasina beratlar yüklenmedigi sürece, uyumlu yazilim programi üzerinden defter (yevmiye defteribüyük

defter ) ve berat (yevmiye defter berati-büyük defter berati) silinebilir. Ancak silinen defter ve beratlar yeniden

olusturulmali ve sürecin sonunda muhakkak GIB uygulamasina yüklenerek, GIB’den imzali berat alinmalidir. GIB imzali berat

edinilmedigi sürece olusturulan defterlerin yasal geçerliligi olmayacaktir.

Uyari: GIB e-Defter uygulamasi araciligiyla berat yüklenirken dikkat edilmesi gereken husus, eger GIB’e berat

gönderildiyse ve GIB imzali berat alindiysa, kullanicilar hiçbir sekilde olusturulan defter ve beratlari silmemelidir.

Silinmesi durumunda defter yeniden olusturulsa bile o deftere ait beratin GIB’e gönderilmesi mümkün degildir.

2. Web servis araciligiyla

Web servis, kullanicilarin GIB uygulamasina dogrudan uyumlu yazilim programi üzerinden beratlarini iletebildigi bir

yöntemdir. Uyumlu yazilim onayi almis tüm firmalarin web servis kullanma hakki bulunmaktadir. Tercihen bunu kullanan

firmalar, müsterilerine ait beratlarin dogrudan GIB’e iletilmesi ve GIB’den imzali beratin alinmasi için kendi yazilimlarinda

gerekli düzenlemeleri www.edefter.gov.tr sitesinde yayimlanan “webservice kilavuzuna” göre yapmalidir. Bu yöntemle de

gönderilen beratlar için GIB’den imzali beratlar alinmalidir. GIB imzali berat edinilmedigi sürece olusturulan defterlerin yasal

geçerliligi olmayacaktir.

Adim 7-8: Ilgili ayin defteri ve berati olusturulduktan sonraki asama GIB’e beratin yüklenmesidir. Bu asama da dikkat

edilmesi gereken, beratin basariyla yüklenmesi ve GIB imzali beratin uygulamadan indirilmesi hususunun takip edilmesidir.

Burada deginilmesi gereken önemli konulardan biri zaman damgasidir. Zaman damgasi herhangi bir imza kurulusundan

temin edilebilir. Ancak bazi yazilim firmalari da kendi firmasi adina aldigi zaman damgasini kullandirabilmektedir. Uyumlu

yazilim firmalari, bilindigi üzere defter ve beratlarin olusturulmasi amaciyla yazilimlarini kullanmak için anlastiginiz ve

www.edefter.gov.tr sitesinden ismi yayinlanmis firmalardir.

 

MEGA e-Defter UYGULAMA Kilavuzu 1.00

Uygulama Kilavuzu Sürüm 1.00 / Ocak 2015 www.megayaz.com.tr

Bilindigi üzere 2 Sira No’lu Elektronik Defter Genel Tebligi ile 1 Sira no’lu Elektronik Defter Genel Tebliginde yapilan degisiklige göre GIB’e beratlarin yüklenme süresi takip eden üçüncü ayin son gününe kadar olmalidir (Hesap döneminin son ayina ait beratlar ise Kurumlar Vergisi Beyannamesinin verilecegi ayin son gününe kadar gönderilebilir).

Zaman damgasinin amaci, GIB e-Defter sisteminde bir sorun olusmasi sonucu yasal süreler dahilinde yüklenmeye çalisilan beratlarin GIB e-Defter uygulamasina yüklenememesi durumunda, bu beratlara zaman damgasi eklenmelidir. GIB sisteminde olusan sorun giderildiginde zaman damgali saklanan berat GIB e-Defter uygulamasina yüklenmeli ve GIB imzali berat indirilmelidir. Yasal sürelerde berati olusturdugunuzun anlasilmasi açisindan zaman damgali berat ispat araci olarak kullanilabilecektir. Sadece beratlara zaman damgasi eklenmesi yeterlidir. Defterlerin zaman damgali olmasi gibi bir zorunluluk yoktur. 

Adim 9: Muhafaza ve ibraz yükümlülügü, elektronik defterlerin ve beratlarin kaynaginin dogruluguna, bütünlügüne ve degismezligine iliskin olan (elektronik imza ve mali mühür degerleri dâhil) her türlü elektronik kayit ve veri ile dogrulama ve görüntüleme araçlarinin tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiginde kolaylikla erisebilmeyi, anlasilabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâgit baskilarini üretebilmeyi saglayacak biçimde yerine getirilmelidir. Muhafaza edilmesi gereken dosyalar, olusturulan defterler, beratlar ve GIB imzali beratlardir. Bu dosyalarin hepsi bir arada GIB’in belirledigi dizin yapisinda e-Defter kullanicisinin kendi bilgi islem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalidir. Uyumluluk onayi alan yazilim firmalari dizin yapisi konusuyla ilgili olarak e-Defter müsterilerini yönlendirmekle sorumludur. Dizin yapisinin detayi www.edefter.gov.tr sitesinde yayimlanan Yazilim Uyumluluk Kilavuzunda belirtilmistir. “Yevmiye/kebir dosyalarinin, yevmiye/kebir beratlarinin ve GIB onayli yevmiye/kebir beratlarinin içinde tutuldugu dizin yapisinin ekran alintilari (Dizin yapisi standart agaç yapisinda olmalidir ilgili ayin paketleri bir klasörde, tüm aylarin toplami yil klasöründe ve yillarin hepsi de ayni klasörde olacak sekilde bilgisayarin yerel depolamasinda saklanmali. XML dosyalarini mükellefin/denetim elemaninin düzgün görüntüleyebilmesi için XSLT dosyalari da ilgili ay dizinlerinin içerisine konulmalidir. Dizin yapisi …./VKN/YIL/AY/ altinda Y-K dosyalari *defterler+, YB-KB dosyalari *defter beratlari+, GIB-YB ile GIB-KB dosyalari *GIB onayli defter beratlari+ seklinde olmalidir )”  Sekil 2’de 2015 yilina ait örnek bir dizin yapisi sunulmustur. Burada kök dizin (sekil 2’de EDEFTER olarak görülen) tamamen kullaniciya ait olup, onun ardindan gelmesi gereken VKN/YIL/AY yapisi ayni olmalidir. Burada ki en önemli husus bir aya ait olusturulan tüm defter, berat ve GIB imzali beratlar ayni ay klasörü içinde saklanmalidir. Ayni zamanda e-defterlerin saklandigi ay klasörlerinde xslt dosyasinin da bulunmasi zorunludur. GIB’den onay almis uyumlu yazilim firmalari bu dosyalari kullanicilari için temin etmeli ve güncel dosyayi kendilerine belirtilen dizin yapisinda sunmalidir. Yapilmasi gereken XSLT tanimlari www.edefter.gov.tr sitesinde yayimlanan e-defter paketi içerisindeki teknik kilavuzda açiklanmistir. Bu konuda yapilmasi gereken tanimlar, uyumlu yazilim firmalarinin sorumlulugundadir.